11 Şubat 2018 Pazar

Erasmus: Jagiellonian Üniversitesi (başvuru ve gidiş belgeleri)

Merhaba arkadaşlar,

5 Ekim 2015'te kazananlar listesinde adımı görmemle erasmus belge maceram başladı. :D  Elbette her okulun belge istemleri farklı olabilir, ben benimkini yazacağım. Bu belgeler elbette yazıyor ama bir şekilde sorunlar çıkabiliyor veya anlaşılmayan noktalar olabiliyor. Mesela ben bir öğrenim anlaşması için 4.5 saat, harçsız pasaport yazısı için 2.5 saat koşturdum :D Okulumuzda oryantasyon yaptılar ama belge işlemlerini anlatsalar da ben sorularımla önceden giden kişilerin başını baya ağrıttım bu yüzden sorusu olan birine ben de seve seve yardımcı olurum.

Devamını okumak için tıklayın =>


Öncelikle erasmus dil sınavı için başvuru tarihleri belirleniyor. Bizim okulda ydyo sitesinden bu tarihler duyrulmuştu. İnternet üzerinden başvuru formu dolduruyorsunuz, bu tarihleri kaçırdıysanız sınava parayla giriyorsunuz, hatırladığım kadarıyla çok paraydı o yüzden sıkı takip edin derim. Sınav saatleri ve tarihleri internetten duyruluyor. Hacettepe'nin erasmus sınavını ben bilgisayarda yaptım ancak öğrendim ki şimdi iki oturumdan oluşuyormuş.

Abofisinin sitesinden bundan sonraki tarihleri ve başvuru için gerekli belgeleri takip edebilirsiniz. Sınav sonuçları açıklandıktan sonra başvuru için uzun bir süre var. Ben bu sürede yaz okuluna gittim ve kaldığım dersleri sildirip azıcık da olsa ortalamamı yükselttim. Başvurum son anda oldu ama eğer böyle derdiniz yoksa erkenden yapın derim çünkü son haftalarda falan uzun süren tatiller olmuştu. Başvuru için gerekli belgeler sitede yazıyor. Ben abofisi sitesinden başvuru formu doldurdum, onun renkli çıktısını aldım, erasmus dil sınavı sonucu ve güncel transkriptle başvurmuştum. Çıktı olan başvuru formunu imzalamanız gerekiyor ve oraya teslim ettiğinizde size imzalı bir teslim alma belgesi veriyorlar.

Sonrasında da o kadar uzun olmasa da uzun bir bekleyiş vardı. Kazananların belli olduğu gün ben dersten çıkıp bakmıştım :D Hatırladığım kadarıyla sabah 10.30 gibi açıklanmıştı. Bu arada girdiğiniz sınav puanını yüzdeye vurup onun yarısı ve ortalamayı yüzdeye vurup onun yarısı toplanarak puan hesaplanıyor. Sınav 70 üzerinden ama bazılarının notu 70'in üzerindeydi, onu anlayamadım sanırım başka bir sınavı saydırdılar.

Bundan sonrasında bizim okulun iki tane bilgilendirme toplantısı olmuştu. Bunları abofisinin sitesinden takip edebilirsiniz ya da e-posta adresinize bilgi geliyor zaten.  Kurulan sosyal medya gruplarına katılıp diğer kişilerle iletişimde olmak önemli bence.

Gelelim kazandıktan sonra gitmeden önce hazırlanacak belgelere. Bu belgeleri kendi okulunuzun ve gideceğiniz okulun sitesinden öğrenebilirsiniz. Dediğim gibi ben bir belge için 4.5 saat koşturup bir de yanlış yere gönderdim bu yüzden gidecek kişiler benim yaptığım hataları yapmasınlar bari)))

Okulun abofisi aday öğrencileri tanıtan bir epostayı karşı okulda ilgili kişilere gönderiyor zaten ve sizi bilgilendirmesini rica eden bir yazı da bulunuyor. Bu eposta bizim adreslerimize de geldi ancak uzun süre bizimle iletişime geçen olmadı. Bilgilendirme için gideceğiniz okulun sitesine bakabilirsiniz. Özellikle son tarihler çok önemli.

Jagiellonian Üniversitesi için internetten başvuru formu doldurup çıktısını almak gerekiyor-bu formda yurt için başvuru da soruluyor. Bu formda Türkçe değil, sadece İngilizce karakter kullanımı ve küçük harf kullanımı önemli. Bu çıktıyı bölüm koordinatörünüze imzalatmanız, fotoğrafınızı eklemeniz, kendi imzanız ve pul yapıştırmanız gerekiyor. Biz pul yapıştırmayı unutmuşuz, sorun olur mu diye eposta attık da yanıtlamadılar. Gönderdikten 18 gün sonra da belgelerin eksiksiz olduğuna dair eposta attılar, sanırım sorun yok)) Bu başvuru formunu, erasmus dil sınavı sonucunu (En az B1 seviyesinde yeterlik belgesi istiyorlar, bu onun yerine geçiyor.) tarattık ve önce epostayla sonra da normal postayla yolladık. Normal posta için diğer arkadaşlarım hızlı olması için ek ücret ödemişler ki bu 80 TL küsür, bir de istenilen sürede ulaşmamış. Biz PTT'de sıradan kargoyla 7 TL'ye yolladık ve adresini yanlış yazdığımız sekiz günde oraya ulaşmışken adresini doğru yazdığımız iki ayda ulaşmış ancak o ulaşmadan önce bize belgelerimizin tamamen ulaştığına dair eposta geldi ve kabul mektubumuzu yolladılar. Bu arada iki belgeyi oranın öğrenci işlerine yolladık, internette adresi var ama sakın öğrenim anlaşmanızı oraya yollamayın. Sitesinde belirtilmiş ama biz dikkat etmeyip oraya yolladık. 

Öğrenim anlaşması (learning agreement): Burada iletişim bilgilerinizi veriyorsunuz ve ders eşleme yapıyorsunuz. Üniversitelerin kendi sitelerinde bu form bulunuyor, duyduğum kadarıyla bazı üniversiteler kendi formlarının kullanılması konusunda ısrarcı, bizim okul da ısrarcı olduğu için onu hazırladık. Bu konuda Jagiellonian Üniversitesinden sorun çıkmadı ama çıkarsa her iki üniversiteninki de hazırlanabilir. Giden arkadaşlarım bu belgeyi kendileri doldurmuşlar ama biz bölüm koordinatörümüzle doldurduk. Bölüm koordinatörüne giderken bilgisayar üzerinden kendi doldurabileceğiniz kısımları doldurup gitmekte yarar var, mesela iletişim bilgileri, karşı üniversitede açılan dersler gibi. (E-posta adresiniz için karşı kuruma aday öğrenci bilgilerinizi gönderdikleri epostadaki epostanızı yazın.) İlk sayfanın üst kısmında ad yazılan yer ve sonraki sayfalarda tarih yazılan yerlere dikkat etmek gerek, onlar gözden kaçabiliyor. Ben Türkçe karakter kullandım ve sorun olmadı. Karşı üniversitede açılan dersler üniversitenin ilgili bölümünün sitesinde yazıyor zaten. Bana seçmeli ders listesi olan bir eposta attılar ama bir türlü giremedim o listeye. Erasmusta en az 30 AKTS veya 8 ders almanız gerekiyor. Orada açılan derslerin AKTS'si 20 olduğundan bizim okulun abofisine "Neden yeterli kredi almadığımı, oraya gidince yeterince ders alacağıma" dair bir dilekçe vermem gerekti. Bu öğrenim anlaşmasından en az üç çıktı alın: oraya götürmek, abofisine vermek ve oraya postayla yollamak için. Bunları siz, bölüm koordinatörünüz, abofisindeki koordinatörünüz imzalamalı. İmzalı halini taratıp epostayla karşı okuldaki ilgili koordinatörlere atın. Biz birini zaten yanlış postayla göndermiştik, birini abofisine teslim ettik, diğerini de internetten baktığımız adrese yolladık. Epostayla taratılmış belgeleri atarken postaya veriş tarihinizi, tahmini ulaşma süresini ve postalayacağınız adresi yazmalısınız. Hatta "Bu adrese postalıyorum, doğru mu?" diye sormakta yarar var. Bizim ikinci attığımız adres internette güncellenmediğinden yanlışmış, üniversitenin ilgili bölümü taşınmış başka yere. Biz bunu postayı verdikten sonra öğrendik. Yine ptt'den 7 liraya göndermiştik ve yanlış adres olsa da doğru yere 12 günde ulaştı. 
İnternette postayla gönderilmesi gerektiği yazsa da oradaki bölüm koordinatörüne mutlaka epostayla sorun bunun zorunlu olup olmadığını. İnternette öyle yazıyordu ama oradaki koordinatör postaya gerek olmadığını, epostayla yollamanın yeterli olacağını, oraya vardığımda da halledilebileceğini söyledi. Bunu öğrendiğimde geç olmuştu ama olsundu :P Bunun için yeniden çıktı alıp imza peşinde dolaşmaya gerek yokmuş.
Karşı okuldan epostayla imzalı olarak gelen öğrenim anlaşmasını abofisi koordinatörüne iletmek gerek. Ben iki kere yolladım epostayla ama yanıt alamadım. Checklist kısmında da işaretlenmemiş. Artık çıktısını alıp elden teslim ettim :)

Banka hesapları: Bir euro bir de TL hesabı açtırmak gerek. Açtırmanız gereken banka ve şubeyi abofisinden öğrenebilirsiniz. Başka şubelerde açtırırsanız para kesintisi oluyor diye duymuştum ama şimdiye kadar hiç banka hesabım olmadığı için bilmiyorum. Hesap açtırırken internet bankacılığını da etkin hale getirmek gerek. Hesap açtırmak için öğrenci kartı ve kimlik kartının fotokopisini aldılar sadece. Hesabınız açıldığında telefonunuza bir şifre geliyor, bu şifreyi  bankadaki bilgisayarı kullanarak kalıcı bir şifreyle değiştiriyorsunuz. Buradan alınan euro hesabı banka cüzdanını da abofisini götürmek gerekiyor. Orada fotokopisini çekip size iade ediyorlar. 

OLS sınavı: E-posta adresinize bu sınavla ilgili bilgiler geliyor. Bir de şifre veriliyor. E-posta adresiniz ve bu şifrenizle birlikte gönderilen linke giriyorsunuz. Sınav İngilizce dışındaki dillerde de olabiliyor, sanırım bu seçime bağlı değil. Sınavdan düşük alırsanız bir aylık internet üzerinden dil kursu alıyorsunuz ama genel amaç erasmus öncesi ve sonrası İngilizce bilgisini karşılaştırmak. Gramer, okuma, dinleme, sözcük bilgisi gibi bölümler var. Beş bölüm ve her bölüm on soru. Süre sınırı yok. Ölçücü bir sınav değil. Takıldığınız yerde internetten bakabilirsiniz, birine sorabilirsiniz. 50 dakikada bitirenler olmuş sınavı ama ben bir buçuk saatte bitirdim soruları çok incelediğimden. Sonuç olarak C2 aldım :) Sınavı yapma son tarihi de var.

Acceptance Letter (Kabul mektubu): Belgelerin gönderiminden 18 gün sonra belgelerimin eksiksiz olduğuna dair bir eposta attıklarını söylemiştim. Bu epostadan bir hafta sonra yine epostayla kabul edildiğime dair haber verildi ama kabul mektubu yoktu, postaya verdiklerini bir hafta sonra elimize ulaşacağını söylediler. Ben epostayla taranmış halini yollamalarını istedim ama bir hafta sonra yollayacaklarmış taranmış halini .s .s Taranmış hali epostayla geldi ama normal posta olarak gelmedi. Tekrar postaya verebileceklerini söylediler, ben de tekrar istedim ama ilk postadan sonra bir ay, ikinciden sonra iki hafta geçti hala ıslak imzalı kabul mektubum yok elimde. -Güncelleme: Artık var. Apartmanın dış kapısına bırakıp gitmişler .s .s

Vize kolaylaştırıcı yazı (confirmation sheet): Hibe miktarınızın yazdığı yazıdır. Kabul mektubunuzu (Orijinal olmasına gerek yok.) erasmus danışmanınıza veriyorsunuz ve bir gün sonra bu yazıdan üç kopya hazırlıyorlar. Vizeye başvururken bir kopyasını yanınızda götürmeyi unutmayın.

Harçsız pasaport yazısı: Bölümünüzün sitesinde pasaport harcı muafiyet başvuru formu olmalı. Bunu doldurup kabul mektubunuzla (Orijinal olmasına gerek yok.) birlikte bölüm sekreterliğine gitmelisiniz. Orada da dilekçe örneği istemelisiniz. Dilekçenizi yazınca ek olarak pasaport harcı muafiyet başvuru formu ve kabul mektubunuzu dilekçenize ekleyip bölüm sekreterliğine vermelisiniz. Başvuru formunda "... süre ile pasaport harcından muaf tutulmak istiyorum." yazan yere erasmus sürenizi değil, en az "... bir yıl süre ile..." olarak doldurmalısınız ve dilekçeniz danışmanınız tarafından imzalanmalı. Ben bunun için 2.5 saat koşturdum. 
Yazı diğer belgelere göre iki hafta gibi uzun bir sürede çıkıyor. Mesela ben 5 Ocakta dilekçe vermiştim, 18 Ocakta ancak çıkmıştı yazım. Yazının çıkıp çıkmadığını öğrenci işlerinden kendiniz takip ediyorsunuz. Bazı arkadaşlarıma danışmanları haber vermiş yazılarının çıktığını. Ben öğrenci işlerine gidip sormuştum ama Türkiye'deyiz. Belgem hazır mı, diye sorunca hemen azarlayıp kovuyorlar. En iyisi telefondan öğrenmek. :/ Belge için azarlıyorlar, iki haftada çıkıyor falan olunca sanki devletler arası yazışma gibi sanılıyor. Halbuki dilekçede verdiğiniz bilgilerin aynısını yazıp sonuna "...pasaport harcından muafiyeti uygundur." gibisinden bir şey ekliyorlar. Zor olan imza olduğu halde şu iki cümleyi bile yazmak zormuş diye azar çekiyor bana hanımefendi. (Evet, iç dökmem bitti.)
 Sonra bu yazıyı vergi dairesinden onaylatmanız gerekiyor. Yeğenbey vergi dairesinden onaylatmamız söylendi bize. Oraya gitmek ayrı zordu benim için. Metroda Söğütözü durağında inip önce Koru Hastanesini sonra da bu vergi dairesini aradım. Kar çamur arasında soğukta bir saat yürüdüm ve o kadar donmuştum ki vergi dairesine girip danışmaya "Pasaport... muviyet... muafiyet... muaf..." falan diye donuk dilimle kekeledim, konuşmaya çalıştım ve güvenlikler bana güldüler :D Yazıyı onaylatmak için T.C. kimlik gerektiğinden girişe başka bir kimlik verip ziyaretçi kartı alıyorsunuz. Dördüncü kata çıkıp önce üç numaralı odanın sağındaki odaya girip biraz bekliyorsunuz, yardımcı olan kişi kimliğinizin ve belgenizin fotokopilerini çekiyor sonra önce müdüre imzalatıp sonra üç numaralı odada mühürletiyorsunuz. Yeğenbey vergi dairesine gitmek için Eskişehir yolundan geçen bir dolmuşa binip Ataköşk Otelde inerseniz daha kolay olur. 

Pasaport: Herkes biliyordur bu kısmı ama benim gibi ilk kez pasaport alacaksanız kısaca bahsedeyim. Epasaport sitesinden randevu alıp en az yarım saat öncesinden randevu aldığınız yere gidiyorsunuz. Ben Ankamall'ün oradaki emniyetten randevu aldım. Pasaport bölümüne gittiğinizde banka numarası aldığımız yer gibi olan ekrandan randevulu yazan yere tıklayıp fiş alıyorsunuz. İlk sırada bulunan bankolardan sırasınız geldiğinde parmak izinizi alıyorlar. Bir de fotoğraf istiyorlar burada, biyometrik olmasına gerek yok sanırım, ben vesikalık verdim ve tarandıktan sonra geri aldım. Burada belge veriyorlar parmak izlerinizin olduğu. Sonra fotoğraf çekimi tabii biyometrik fotoğrafınız yoksa :/ Azıcık makyaj yapıp falan gidin yani çok kötü çıktım ben. O çirkinlikle beni kimse ülkesine istemez :D Fotoğrafı da orada çektirdim ve ücreti 5 TL. Ne kadar pasaport harcı ödemesek de defter pasasını ödememiz gerekiyor. Sanırım orada da ödeyebiliyorsunuz. Ben gitmeden önce bankadan ödedim. O yılki defter parasını bilip bankada ödeyin. Bankadakiler de ne kadar olduğunuz bilmiyorlar haliyle, yanlış olmasın ve makbuz almayı unutmayın :) Sonra parmak izi belgeniz, biyometrik fotonuz, T.C. kimliğiniz, defter parası makbuzunuz ve harçsız pasaport yazınızla ilgili bankoya gidiyorsunuz. Bu banko gayet göz önünde ama işte dediğim gibi Türkiye'deyiz. Danışma lütfedip (Oraya somurtmak için oturmuş sanırım.) anca yerini söyledi ama o da yanlış yerdi falan. 15 dakika sora sora orayı aradım. Halbuki danışmaya yaklaşıp orayı karşınıza alınca sağ tarafa iki adım atın ve ilgili yerdesiniz. Üstünde de yazı geçiyor hatta "Randevulu bordo pasaport" bilmem ne diye. Oraya belgeleri teslim edip size verilen belgeyi imzalıyorsunuz ve bu kadar. Evinize kargoyla geliyor, bunun için ücret istemiyorlar. Ben çarşamba günü başvurdum ve aynı hafta cuma geldi. 

Seyahat sağlık sigortası: Bir bankadan da yaptırabilirsiniz, axa, aig falan fiştah bilmem neden de. Vizeye başvuru zamanınız gelene kadar yaptırmayın bence çünkü tam yaptırınca bir öğreniyorsunuz ki başkası sizin ödediğinizin daha azını ödemiş :/ Vize başvurusu için gerekli şartları taşısa yeter bu sigorta. Biz sigorta yaptırırken Polonya vizesi için en az 30.000 dolar mı euro mu ne teminat gerekiyor. Tabii bu paraya sahip olmamak önemli değil. :) Ben ziraatten 75 euroya yaptırdım ama öğrendim ki axa mı ne 50 euroya indirmiş ücreti. :/ Euro olarak satıyorlar ama TL olarak ödüyorsunuz o anki euro TL eşitliği neyse. Yaptırırken de Erasmus öğrencisi olduğunuzu söyleyin, bu sigortaların kategorisi varmış. Yalnız ben ziraatin bir şubesine sorduğumda gidiş dönüş günleri arasında kaç gün varsa öyle gün üzerinden ücret hesaplandığını söylediler ama yine ziraatin başka bir şubesinde bunları dönemlik sattıklarını söylediler, mesela üç aylık bir yıllık gibi. Süreyi kabul mektubunuzdaki ilk tarihten birkaç gün önce başlatmanızda yarar var.

Vize: Bunu vfs global sitesinden öğreniyorsunuz. Belgeler değişiyor çünkü. Arkadaşım benden bir hafta önce başvurmuştu ve o zaman kimlik fotokopisi gerekiyordu. Ben belki isterler diye onu da götürdüm ama almadılar. Başvuru formunun nasıl doldurulacağı için erasmusajandam'a bakabilirsiniz. Ücreti TL ve euro olarak alıyorlar. Euroyu euro olarak götürün, TL kabul edilmiyor. Fotoğraf içinse gidin insan gibi fotoğrafçıda çektirin. Ben orada çektirdim hem 20 TL aldılar hem oradakiler çok kabaydı hem de korkunç çıktım. Ankara'daki vfs global'e gitmek için kızılaydan veya sıhhıyeden kuğulu park otobüslerine binebilirsiniz. Kuğulu parkta inip 5-10 dakika yürümek gerekiyor. 

EK5: Vizeyi aldıktan sonra abofisine gidip hibeyle alakalı olan bu sözleşmeyi imzalıyorsunuz.

Sonrası uçak bileti ve gidiş :)

1 yorum: